Chức năng
Phòng Tổ chức - Hành chính có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng về công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền lương, thi đua- khen thưởng – kỷ luật đối với CBNV; công tác hành chính tổng hợp của Trường.
Nhiệm vụ
Công tác Tổ chức nhân sự, Lao động tiền lương và Chế độ chính sách
- Nghiên cứu tư vấn xây dựng, phát triển và sắp xếp tổ chức bộ máy hoạt động trong Trường;
- Đề xuất thành lập, sáp nhập, giải thể, chia tách các đơn vị thuộc Trường; tổ chức triển khai các đề án đã được phê duyệt;
- Đề xuất việc xây dựng các quy chế, quy định liên quan đến công tác Tổ chức nhân sự;
- Lập kế hoạch về lao động; đề xuất sắp xếp, điều động, tuyển dụng lao động; theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý và sử dụng lao động trong Trường;
- Nghiên cứu, đề xuất việc bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo các đơn vị thuộc Trường, phát triển đội ngũ CBNV phù hợp yêu cầu phát triển của Trường;
- Nghiên cứu và phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các nội qui, qui chế làm việc trong Trường phù hợp với từng giai đoạn phát triển;
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với CBNV: đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; thi tuyển dụng, nâng ngạch; nâng bậc lương, trợ cấp khó khăn, các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn con người; công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật;
- Thường trực các Hội đồng: tuyển dụng, lương, nâng ngạch, kỷ luật CBNV, thi đua, khen thưởng của Trường;
- Quản lý và cập nhật hồ sơ nhân sự, phối hợp nhận xét, đánh giá CBNV hàng năm; cập nhật danh sách CBNV chuyển công tác và nghỉ hưu hàng năm;
- Thực hiện các thủ tục: thành lập các Hội đồng tư vấn/Tổ công tác, cử CBNV của Trường đi học tập, công tác trong và ngoài nước đảm bảo theo đúng quy định của Trường, Tập đoàn và Nhà nước;
- Tính và thanh toán lương cũng như các khoản thu nhập cho CBVC và cán bộ ngoài Trường được mời giảng; thanh toán tiền BHXH, BHYT cho cơ quan bảo hiểm của CBNV.
Công tác Hành chính tổng hợp
- Đề xuất việc xây dựng các quy chế, quy định liên quan đến công tác Hành chính tổng hợp;
- Tổng hợp chương trình công tác; lập các biểu và báo cáo thống kê; lên lịch công tác tuần; ghi chép các cuộc họp giao ban của Ban giám hiệu Trường và ghi biên bản các cuộc họp cấp Trường; thông tin, theo dõi tiến độ hoạt động của các đơn vị trong Trường; chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho lãnh đạo cấp Trường đi công tác;
- Giúp Hiệu Trưởng điều hành mối quan hệ công tác giữa các đơn vị trong toàn Trường theo chức năng, nhiệm vụ đã qui định; chuẩn bị các báo cáo, bài phát biểu của Hiệu Trưởng theo yêu cầu;
- Phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức hội nghị CBNV hàng năm và các đại hội, hội nghị của Trường;
- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết của Trường, các cuộc họp/hội nghị/ hội thảo do Phòng Tổ chức - Hành chính được giao làm đầu mối;
- Thực hiện công tác tổng hợp - hành chính- văn thư lưu trữ; tiếp nhận, phân loại văn bản đi và đến; giúp việc cho Ban Giám Hiệu xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng, kịp thời; quản lý con dấu, chữ ký theo quy định; cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận và các giấy xác nhận cho CBNV; sao lục các văn bản do Trường ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định của Hiệu Trưởng;
- Điều phối sử dụng các phòng họp trong Trường; phục vụ nước uống và vệ sinh phòng họp Ban Giám Hiệu, một số phòng làm việc của Ban Giám Hiệu; phối hợp phục vụ nước uống các phòng họp khác;
- Quản lý và điều phối sử dụng ô tô phục vụ công tác của Trường;
- Đầu mối chịu trách nhiệm mua sắm, quản lý tài sản, thiết bị phục vụ hoạt động thường xuyên của Trường và các đơn vị thuộc Trường;
- Đầu mối chịu trách nhiệm mua sắm, quản lý công cụ dụng cụ, vật tư, văn phòng phẩm phục vụ cho hoạt động thường xuyên của Trường và các đơn vị thuộc Trường;
- Phối hợp tổ chức thanh lý, xử lý thiết bị, vật tư, tài sản hư hỏng hoặc không dùng đến thuộc trách nhiệm quản lý để bảo đảm việc sử dụng có hiệu quả;
- Thực hiện công tác pháp chế, đảm bảo cho Trường hoạt động tuân theo pháp luật; đại diện cho Trường làm việc với các cơ quan pháp luật, tố tụng, điều tra, khiếu nại và tố cáo;
- Thanh toán các chi phí thường xuyên của Trường; tổ chức ăn ca cho CBNV;
- Thực hiện công tác vệ sinh tạp vụ trong văn phòng Trường.
Công tác truyền thông, quan hệ công chúng và xây dựng bộ nhận dạng thương hiệu
- Đề xuất việc xây dựng các quy chế, quy định liên quan đến công tác truyền thông, quan hệ công chúng và xây dựng bộ nhận dạng thương hiệu;
- Lập kế hoạch, chương trình truyền thông, quảng bá hình ảnh cho Trường;
- Thiết kế, tập hợp thông tin cho các ấn phẩm truyền thông, xác minh các tài liệu truyền thông và phát hành sản phẩm truyền thông quảng bá hình ảnh cho Trường;
- Quan hệ với giới truyền thông, cung cấp thông tin cho báo chí theo thẩm quyền và quy định của Trường; theo dõi và đề xuất biện pháp xử lý thông tin báo chí cho lãnh đạo Trường;
- Sắp xếp các cuộc phỏng vấn trên phương tiện truyền thông, chuẩn bị tài liệu liên quan cho lãnh đạo được phỏng vấn;
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong Trường tổ chức các sự kiện của Trường nhằm thu hút công chúng, tạo dựng và phát triển hình ảnh về Trường;
- Chủ trì việc xây dựng bộ nhận dạng thương hiệu cho Trường;
- Là đầu mối tổ chức, thực hiện công tác chuyển ngữ từ tiếng Việt sang tiếng Anh các thông tin đưa lên website của Trường.
